Čo sú časopisy o kúpe?
Denníky nákupov sú špeciálne časopisy, ktoré organizácia používa na sledovanie všetkých nákupov kreditov. Je tiež známa ako Nákupná kniha alebo Nákupný denník. Zatiaľ čo kreditné transakcie sa zaznamenávajú v knihe nákupov, nákupy v hotovosti sa zapisujú do všeobecného denníka. Za zmienku stojí, že v takýchto časopisoch sa zaznamenáva iba úverový nákup tovaru a akékoľvek kapitálové výdavky sú vylúčené.
Väčšina organizácií má samostatné nákupné oddelenie, ktoré sa stará o kompletný proces nákupu, ktorým je identifikácia požadovaného tovaru, klasifikácia, vyžiadanie cenovej ponuky, zadanie objednávky a potvrdenie prijatia tovaru podľa požadovaného popisu.
Súčasti záznamu nákupného denníka
# 1 - Dve strany
Pri každom nákupe sú dve strany, kupujúci a predávajúci. Obidve strany sa dohodli na cene, ktorú kupujúci zaplatí za tovar alebo služby. Táto kúpna cena predstavuje sumu transakcie pre všetky denníky nákupu. Osoba alebo organizácia, od ktorej sa nákup uskutoční, sa nazýva Dodávateľ a pri nákupe na úver sa Dodávateľ bude v súvahe zobrazovať ako Veriteľ až do okamihu uskutočnenia platby.
# 2 - Nákup kreditu
Organizácia získava rôzne tovary a služby od viacerých dodávateľov. Keď je tovar zakúpený na úver, zaúčtuje sa nasledujúci zápis do denníka - Povedzme, že spoločnosť X Ltd. kúpila tovar v hodnote 500 dolárov od spoločnosti Y Ltd. -
Keď sa uskutoční platba -
# 3 - Faktúra
Faktúra je dokument, ktorý vystaví predávajúci kupujúcemu. Je to podrobný dokument. Obsahuje dátum vystavenia faktúry, meno a adresu dodávateľa, názov organizácie, ktorej sa fakturuje, adresu a názov organizácie, v ktorej sa tovar dodáva, množstvo a popis tovaru, spôsob platby požadovaný dodávateľom, mena faktúry, daní atď. Faktúra je dôležitý dokument, ktorý je problémom spolu s tovarom. Keď sa dostane ku kupujúcemu, kupujúci porovná dodaný tovar s podanou objednávkou.
# 4 - Nákupné oddelenie
Väčšina organizácií má samostatné oddelenie nákupu, ktoré je zodpovedné za obstaranie tovaru. Takže keď ktorákoľvek osoba alebo oddelenie potrebuje akýkoľvek tovar, musí poslať požiadavku na oddelenie nákupu, ak je tovar už k dispozícii na sklade alebo na sklade, oddelenie nákupu tovar vydá. Ak tovar nie je k dispozícii, nákupný tím identifikuje dodávateľa, ktorý sa špecializuje na potrebný tovar, a uskutoční objednávku. Po príchode objednávky skontroluje, či sa zhoduje s požadovaným popisom. Množstvo sa zhoduje s požadovaným počtom. Len čo nákupné oddelenie potvrdí, že tovar bol prijatý, bude faktúra pripísaná na účty.
# 5 - dobropis
V prípade, že dodaný tovar nezodpovedá popisu, má problémy s kvalitou alebo poškodenie a kupujúci ho musí vrátiť dodávateľovi. Dodávateľ potom vystaví dokument s názvom Dobropis, ktorý bude v budúcnosti upravený oproti platbám za tovar. Povedzme, že spoločnosť X Ltd. vrátila dobrú hodnotu 1 000 dolárov a spoločnosť Y Ltd. vystavila dobropis na túto hodnotu. Až nabudúce spoločnosť X Ltd. kúpi 5 000 dolárov, musí zaplatiť iba 4 000 dolárov, pretože 1 000 dolárov bude upravených oproti dobropisu.
# 6 - Nákupná kniha
Kniha nákupov zaznamenáva všetky kreditné nákupy na jednom mieste a sú tu uvedené podrobnosti o dodávateľoch, čísle faktúry, mene, množstve a ďalšie podrobnosti. Zostatky pre týchto dodávateľov z knihy nákupu sa prenášajú do jednotlivých účtovných kníh a na ťarchu výdavkového účtu sa účtuje suma všetkých výdavkových hláv. Toto je jedna zo základných kníh v procese vedenia účtovníctva, ktorá je nevyhnutná pri príprave zostatkov hlavnej knihy, predbežných zostatkov a konečných účtov. Ďalej je uvedená ukážka nákupnej knihy spoločnosti XYZ Ltd za august 2019. V takom prípade sa zostatky vo výške 500, 1 000 a 2 000 dolárov zaúčtujú do jednotlivých účtovných kníh spoločností Nike, Adidas a PUMA Ltd. Z účtu nákupu sa tiež zaúčtuje suma 3 500 dolárov.
Výhody časopisov o kúpe
- Podrobnosti o všetkých dodávateľoch sa nachádzajú na jednom mieste, čo pomáha pri zosúlaďovaní zostatkov hlavnej knihy a skúšobných zostatkov
- Ľahko sa udržuje a sleduje dáta pre analýzu dodávateľov
- Celkový nákup kreditu a typ nákupu sa nachádzajú na jednom mieste
- Nevyhnutný dokument pre hladké fungovanie nákupného oddelenia
- Počas auditov na konci roka bude vyhľadanie čísel faktúr týkajúcich sa všetkých dodávateľov prístupné z denníkov nákupov
- Jedna zo slávnych a široko udržiavaných kníh
Nevýhody časopisov o kúpe
- Potrebný je samostatný účtovník, ktorý stojí čas a peniaze
- Ak je v knihe nákupu vybraný nesprávny účet dodávateľa, vedie to k chybe pri príprave predbežného zostatku a konečných účtov
Záver
Denníky nákupov sú dôležitou a nevyhnutnou súčasťou účtovného procesu každej organizácie. Ak je systém implementovaný opatrne, pomôže vám v pravý čas s nákupmi, čo povedie k úspore času a peňazí. Analýza nákupov extrahovaná z týchto časopisov tiež pomáha pri rokovaniach o nových zmluvách. Denníky nákupov tiež pomáhajú pri správe veriteľov, sledovaní stavu vráteného tovaru, dobropisoch a aktualizovaných zostatkoch účtov dodávateľov, čo všetko je potrebné, aby bola firma úspešná a aktuálna. Pomáha tiež pri uľahčení auditu poskytovaním údajov potrebných pre audítorov.