Ako zmenšiť veľkosť súboru programu Excel?
Nižšie sú uvedené 4 spôsoby, ako zmenšiť veľkosť súboru zošita programu Excel.
- Uložiť súbor v binárnom formáte
- Konvertujte nepotrebné vzorce na hodnoty
- Komprimovať obrázok
- Odstraňuje sa medzipamäť
Pozrime sa podrobne na každú z metód -
# 1 - Uloženie súboru v binárnom formáte
Veľkosť súboru programu Excel by sa dala znížiť prevedením bežného formátu .xlsx na .xlsb, čo je binárny formát. Tým sa zmenší veľkosť súboru na najmenšiu možnú veľkosť.
- Krok 1 - Otvorte formát súboru Excel .xlsx.
- Krok 2 - Potom kliknite na kartu Súbor. V rozbaľovacom zozname Karta Súbor v programe Excel zvoľte Uložiť ako v programe Excel.
- Krok 3 - Teraz vyberte možnosť Prehľadávať a potom sa zobrazí dialógové okno.
- Krok 4 - Potom zadajte názov súboru do „Názov súboru“, teraz v rozbaľovacej ponuke „Uložiť ako typ“ vyberte formát .xlsb a kliknite na „Uložiť“.
Tento prístup im umožní vyniknúť súborom a zmenšiť tak veľkosť tabuľky.
# 2 - Konvertujte nepotrebné vzorce na hodnoty
Ďalším prístupom, ktorý možno použiť na zmenšenie veľkosti súboru programu Excel, je prevod nepotrebných vzorcov na hodnoty. Ďalej je uvedený zoznam krokov, pomocou ktorých je možné porozumieť metodológii.
- Krok 1 - Otvorte súbor programu Excel a vyberte celý pracovný hárok alebo počet stĺpcov, ktoré sa majú previesť zo vzorcov na hodnoty.
- Krok 2 - Teraz stlačte kláves „F5“, zobrazí sa vyskakovacie dialógové okno. Potom kliknite na „Špeciálne“.
- Krok 3 - Týmto sa otvorí ďalšie dialógové okno, ako je uvedené nižšie, potom kliknite na prepínač „Vzorce“ a kliknite na tlačidlo Ok.
- Krok 4 - Teraz sú vybrané všetky bunky obsahujúce vzorce. Prejdite na kartu Domov a kliknite na tlačidlo „Prilepiť“.
- Krok 5 - Teraz vyberte Hodnoty, hneď ako sa rozbaľovacia ponuka zobrazí po kliknutí na „Prilepiť“. Potom kliknite na „Prilepiť hodnoty“.
- Krok 6 - Alebo použite klávesovú skratku CTRL + ALT + V , potom sa zobrazí dialógové okno uvedené nižšie. Vyberte prepínač „Hodnoty“ a kliknite na „OK“.
Týmto by sa vybrané vzorce previedli na hodnoty, ktoré umožnia zmenšiť súbor, zmenšiť a zosvetliť tabuľku.
# 3 - Komprimovať obrázok
Ďalším prístupom je použitie kompresie obrázka v súbore programu Excel na zmenšenie veľkosti zošita. Táto metóda je nevyhnutná, ak máme v zošite alebo pracovnom hárku príliš veľa obrázkov, ktoré zväčšujú veľkosť súboru programu Excel.
- Krok 1 - Kliknite na obrázok, ktorý chcete skomprimovať. Potom prejdite na kartu „Formátovať“ v oblasti pásky, ako je to znázornené nižšie.
Toto je obrazový nástroj, ktorý sa zobrazí, iba ak je vybratý obrázok.
- Krok 2 - Na karte „Formát“ vyberte možnosť „Komprimovať obrázky“.
- Krok 3 - Po výbere ikony komprimovať obrázok sa zobrazí dialógové okno.
- Krok 4 - Možnosť „Použiť iba na tento obrázok“ umožňuje používateľovi komprimovať iba vybraný obrázok. Zrušenie výberu tejto možnosti umožní kompresiu všetkých obrázkov v zošite. Vyberte tiež možnosť „E-mail (96 PPI)“, čo je minimálna veľkosť dokumentu na zdieľanie.
- Krok 5 - Kliknite na Ok a uložte zošit. Zmenší sa tým veľkosť celkového súboru programu Excel.
# 4 - Odstránenie kontingenčnej medzipamäte
Nasledujúci prístup pomôže zmenšiť veľkosť súboru programu Excel odstránením kontingenčnej pamäte pri vytváraní kontingenčnej tabuľky zo zdrojových údajov.
- Krok 1 - Vyberte kartu „Analyzovať“ v nástrojoch kontingenčnej tabuľky. Táto karta sa zobrazí, iba ak je vybratá kontingenčná tabuľka v súbore programu Excel.
- Krok 2 - Teraz kliknite na rozbaľovaciu ponuku možností otáčania a potom na možnosti.
- Krok 3 - Vedľa zobrazeného dialógového okna prejdite na kartu Údaje.
- Krok 4 - Teraz zrušte začiarknutie políčka „Uložiť zdrojové údaje do súboru“. Táto možnosť nevytvorí žiadnu medzipamäť medzipamäte a umožní zmenšiť veľkosť súboru programu Excel.
- Krok 5 - Teraz vyberte možnosť pre „Obnoviť údaje pri otvorení súboru“, čím sa zabezpečí, že sa pivot obnoví hneď po otvorení súboru programu Excel. Ak táto možnosť nie je vybratá, je potrebné kontingenčnú tabuľku obnoviť manuálne, čo by viedlo k vytvoreniu kontingenčnej pamäte cache.
Krok 6 - Potom kliknite na OK. To zabezpečí, že sa zmenší veľkosť súboru programu Excel.
Na čo treba pamätať
- Formát súboru XLSB má tendenciu otvárať sa a ukladať oveľa rýchlejším tempom, je však treba vziať do úvahy aj niekoľko vecí, kde by sa súbory excelovských súborov s povoleným makrom a na základe dotazov nemali prevádzať do formátu XLSB, pretože pri prevádzke ako XLSB by mohli spôsobiť funkčné chyby.
- Tiež, ak je veľkosť súboru programu Excel pre formát XLSX od 5 MB do 7 MB, je možné ponechať také, aké sú, iba ak sa veľkosť súboru XLSX v MB zväčšuje na dvoj alebo trojciferné číslo. Potom je možné považovať súbory programu Excel za možné zmenšiť veľkosť súboru pomocou ktoréhokoľvek z najvhodnejších prístupov.
- Existujú aj iné prístupy, ako napríklad použitie komprimovaného priečinka so zipsom. To sa deje tak, že kliknete pravým tlačidlom myši na súbor programu Excel, prejdete na odoslanie a potom kliknete na komprimovaný priečinok so zipsom. Toto zníži veľkosť súboru počas zdieľania. Môžete to urobiť aj výberom viacerých súborov a následnou kompresiou súborov v priečinku zazipovanom.
- Uprednostnite kontingenčné tabuľky pred vzorcami použitými na sumarizáciu údajov pre všeobecne väčšie súbory údajov, bude to mať menší vplyv na veľkosť súboru. Taktiež ak sa vzorce používajú vyššie, potom na karte vzorcov zmeňte režim automatického výpočtu na ručný režim. Toto umožní otvorenie súboru, vykonávanie zmien, aktualizáciu súboru programu Excel a oveľa rýchlejšie zatváranie súborov.