Účtovné kontroly sú postupy a metódy, ktoré účtovná jednotka uplatňuje na zabezpečenie, platnosť a presnosť účtovnej závierky, ale tieto účtovné kontroly sa používajú na zabezpečenie súladu a ako ochrana spoločnosti a nie na dodržiavanie zákonov, pravidiel a predpismi.
Čo je to kontrola účtovníctva?
Účtovné kontroly sú opatrenia a kontroly prijaté organizáciou, ktoré vedú k zvýšeniu efektívnosti a súladu s predpismi v celej organizácii a zaručujú presnosť účtovnej závierky, keď sú predložené audítorom, bankárom, investorom a iným zainteresovaným stranám.
V rámci organizácie sa používajú rôzne typy kontroly. Rovnako neexistuje žiadna priama politika kontroly, ktorá by sa vzťahovala na každú organizáciu. Aplikácia kontrol pre každú organizáciu je navrhnutá a implementovaná tak, aby vyhovovala jej potrebám, typu podnikania, ambíciám, cieľom a ďalším pokynom.
Druhy účtovných kontrol
Existujú tri hlavné kategórie vnútorných kontrol účtovníctva.
# 1 - Detektívne kontroly
Ako už názov napovedá, tieto kontroly sú zavedenými kontrolami na zisťovanie akýchkoľvek nezrovnalostí a odchýlok od platných zásad. Slúži tiež na účel kontroly integrity.
Napríklad - prekvapivá kontrola skutočného zostatku hotovosti v ruke s pokladníkom a zostatkom hotovosti podľa účtov zabezpečí, či pokladník robí svoju prácu presne alebo nie. Môže to tiež odrážať každú chybu účtovania v účtovníctve. V počítačovom prostredí, kde je počet obrovských objemov a spracovanie účtov sa end-to-end vykonáva v týchto prípadoch, možno budeme chcieť vložiť testovaciu faktúru a sledovať ju až do finalizácie účtov, aby sme zistili, či prináša požadovaný výsledok a je v súlade s predpismi.
Rovnakým spôsobom, ako sa porovnajú skutočné fyzické zásoby na sklade a konečné zásoby podľa kníh, sa ukáže, či došlo k problému pri spracovaní zásob, akejkoľvek krádeži alebo bežnej strate. Tiež kontrola toho, či sú všetky aktíva uvedené v knihách fyzicky prítomné, zaisťuje bezpečnosť aktív.
Teraz sme na príkladoch pochopili, že detektívne kontroly sa používajú nepravidelne a majú skôr audítorský charakter na identifikáciu chýb alebo nezrovnalostí.
# 2 - Preventívne kontroly
Kontroly sa v organizácii uplatňujú každý deň, aby sa predišlo chybám alebo nezrovnalostiam, ktoré sa môžu vyskytnúť. Môžeme povedať, že ide o pravidlá, ktoré musí každý v organizácii dodržiavať pri svojej každodennej práci.
Napríklad - v účtovnom prostredí, keď človek zaúčtuje faktúru, ide inej osobe na preskúmanie a schválenie. Po zaúčtovaní faktúry platbu uskutoční iný tím. Toto sa nazýva oddelenie povinností a zaisťuje sa, že každý deň nemá jedna osoba kontrolu nad rezerváciami a platbami faktúr.
Klasickým príkladom preventívnej kontroly je rotácia úloh. Vo veľkej organizácii alebo na kritickom mieste je personál prenášaný v pravidelných intervaloch, aby sa zabezpečilo, že ktorákoľvek osoba nebude mať dlhší čas prístup k žiadnym údajom alebo majetku, čo zabezpečí, že sa osoba nebude podieľať na krádežiach alebo nezákonných činnostiach činnosti.
V počítačovom prostredí je denné zálohovanie údajov v cloude tiež preventívnou kontrolou, aby nedošlo k ich strate.
# 3 - Opravné kontroly
Jedná sa o ovládacie prvky, ktoré prichádzajú na záchranu, keď preventívne aj detektívne obidve ovládacie prvky nedokázali zabrániť chybe. V účtovnom prostredí je zaúčtovanie opravy alebo záznamu opravy príkladom nápravných kontrol. Len čo budú účtovné knihy po finančnom roku uzavreté, audítori nájdu problém, ktorý je potrebné vyriešiť. Súčasťou opravnej kontroly je aj opätovné otvorenie finančných ročeniek a vykonanie úprav, ktoré požaduje audítor.
Napríklad - Počas účtovania účtovného zápisu účtovník zúčtoval z účtu Toma namiesto pána Roberta za 500 dolárov. V takom prípade skúšobná zostatok stále súhlasí a neskôr pri overení účtovných kníh bola táto chyba identifikovaná. Tu je opravná položka zaúčtovaná na ťarchu pána Roberta a pripísania čiastky pánovi Tomovi, každý o 500 dolárov. Toto sa nazýva nápravná kontrola.
Príklady účtovnej internej kontroly
Ďalej uvádzame príklady kontrol účtovníctva.
- Oddelenie povinností - sprostredkovateľ a schvaľovateľ by mali byť dvaja rôzni ľudia.
- Všetkým zamestnancom by malo byť poskytnuté nezávislé ID používateľa a heslá.
- Malo by sa vykonať fyzické overenie zásob a majetku.
- Malo by sa vykonať odsúhlasenie bánk a ďalšie odsúhlasenie skúšobnej bilancie.
- Pokiaľ ide o priebeh procesu, mali by sa vyhotoviť štandardné pracovné postupy.
- Prekvapivá kontrola drobných peňazí a zostatkov v pokladničných knihách.
Výhody účtovníctva vnútorných kontrol
Ďalej uvádzame niektoré z výhod účtovných kontrol.
- Protokol akcií identifikuje osobu zodpovednú za každú chybu.
- Presnosť účtovnej závierky a použitia finančných prostriedkov
- Efektívne využitie zdrojov na zamýšľaný účel
- Užitočné pri uľahčení auditu
- Silný základ pre výraznejší rast
- Identifikácia a náprava zisteného nesúladu
- Úspora nákladov a zdrojov
Nevýhody účtovných interných kontrol
Ďalej uvádzame niektoré z nevýhod účtovných kontrol.
- Niekedy pre zamestnancov dráždivé a zdĺhavé
- Vysoké náklady na údržbu kontrol a štandardov
- Závislé od finančných výkazov a auditu
- Zdvojenie práce
Dôležité informácie o zmene v kontrole účtovníctva
- Akákoľvek zmena v jednom procese má vplyv na druhý.
- Zmena by sa nemala robiť uprostred účtovného obdobia, pretože to ovplyvní tok transakcií.
- O akýchkoľvek zmenách by mali byť informovaní audítori.
- Každá zmena by mala byť tiež zdokumentovaná a dobre komunikovaná so všetkými zainteresovanými stranami.
- Malo by to byť nákladovo efektívne.
Záver
Účtovné interné kontroly nie sú posledným vývojom, sú v platnosti už dlho. Najvýznamnejšia výhoda účtovných kontrol spočíva v tom, že obnovuje dôveru širokej verejnosti v kótované spoločnosti. V dôsledku vysoko hodnotných škandálov spoločností ako Tyco a Enron v USA otriasli dôverou širokej verejnosti v účtovný systém.
SOX je tiež známy ako Sarbanes-Oxleyov zákon a bol prijatý Kongresom Spojených štátov na ochranu zainteresovaných strán pred akýmikoľvek podnikovými účtovnými škandálmi. Toto z toho tiež robí organizácie nútené dodržiavať pokyny pre zverejňovanie informácií spoločnosti a ďalšie požiadavky. Jedná sa o to, že účtovnícke kontroly sú v dnešnej dobe neoddeliteľnou súčasťou akejkoľvek organizácie, bez ktorej je účtovný systém ako auto bez bŕzd a nikto sa na takomto aute nechce zviezť. Je preto nevyhnutné, aby každá organizácia, ktorá sa usiluje rásť a lepšie rásť, musí mať zavedenú silnú účtovnú kontrolu.