Definícia účtovnej knihy
Účtovná kniha splatná, tiež známa ako účtovná kniha veriteľa, je účtovnou knihou dcérskych spoločností, ktorá uvádza podrobnosti o rôznych dodávateľoch alebo predajcoch spoločnosti spolu so zostatkami na ich účtoch so zvýraznením nesplatenej sumy splatnej spoločnosťou.
Sleduje konkrétne splatné informácie pre každú faktúru vrátane:
- Dátum vystavenia faktúry
- Číslo faktúry
- Meno dodávateľa / predajcu
- objednávané množstvo
- Splatná suma
Zostatok na hlavnej knihe pre záväzky sa porovnáva s konečnými účtami na strane zostatku pre zabezpečenie zhody oboch účtov. Takéto porovnanie sa robí ako súčasť procesu uzávierky na konci obdobia (štvrťročne / ročne).
Príklad účtovnej knihy záväzkov
Poďme si pre lepšie porozumenie rozobrať nasledujúci príklad:
Nákupné transakcie pre spoločnosť Titan Sports Gear Company sú:
- 12. marca: Nakúpili ste tovar v hodnote 20 000 dolárov s podmienkami 2/15 n 45, cieľ FOB od spoločnosti Mighty Sun Suppliers.
- 18. marca: Vrátený tovar v hodnote 3 000 dolárov, ktorý bol poškodený pri zásielkach z 12. marca.
- 27. marca: Zaplatené za tovar zakúpený 18. marca od dodávateľov Mighty Sun, mínus návratnosť a zľava.
Účtovné transakcie sa zaznamenávali metódou večnej inventúry v nasledujúcich záznamoch denníkov záväzkov:
Nákupný denník
Zásoby tovaru A / C Dr …………………………………………… 20 000 dolárov
Splatné účty A / C …………………………………………………………… 20 000 dolárov
Denník výplaty hotovosti
Všeobecný vestník
Tieto časopisy by sa ďalej zaúčtovali na účty splatné, ako je uvedené nižšie:
Účet dodávateľa: Dodávatelia spoločnosti Mighty Sun.
V súlade s tým by sa aktualizovala kniha dodávateľov / dcérskych spoločností pre spoločnosť Might Sun Suppliers ako:
Ako vidíme z vyššie uvedených tabuliek, zostatok dodávateľa pre spoločnosť Mighty Sun Suppliers je 0 USD (NIL) a zostatok na účte je tiež 0 USD (NIL). Pretože sa obaja presne zhodujú, nie je nevyhnutné pripravovať celý rozvrh splatných účtov. Ak akákoľvek zostatková suma čaká, bude potrebné zostaviť osobitný časový rozvrh záväzkov.
Podobným spôsobom by sa zaobchádzalo aj s pohľadávkami.
Je však potrebné zachovávať určitú opatrnosť a dôslednosť. Tento príklad je iba pre jedného dodávateľa a jeden mesiac. Pre firmu môže byť viac záznamov a viac dodávateľov. Preto by mal existovať vhodný mechanizmus bez priestoru pre chyby, pretože zmierenie môže byť náročná úloha.
Problémy pri párovaní
Nižšie uvádzame spôsoby, ktorými sa kontrola hlavnej knihy môže synchronizovať s účtami, ktoré sú splatné:
- Do jednej z kníh bol vykonaný ručný zápis a o inom zázname sa neuchováva. Toto sťaží zmierenie.
- Účtovanie v hlavnej knihe (GL) z modulu Splatné účty mohlo byť niekedy vypnuté. To platí najmä v prípade počítačového zaznamenávania záznamov.
- Úloha zverejňovania mohla byť prerušená buď z dôvodu ľudskej chyby, alebo zlyhania napájania počas úlohy. Pri transakciách mimo bilancie by sa mal brať do úvahy protokol transakcií. V prípade, že chýba celá dávka, mala by sa história faktúr porovnať s hlavnou knihou.
- Existuje možnosť, že sa v čase zadania príspevku všetko úspešne zverejnilo, ale súbor sa medzičasom poškodil. Ako preventívna metóda by sa kópie súboru mali uchovávať vo fyzickom alebo elektronickom formáte.
Výhody účtovnej knihy
- Táto účtovná kniha môže ponúknuť rýchly prehľad o aktuálnych zostatkoch dodávateľov.
- Je to užitočné ako model pre účely vnútornej kontroly a auditu.
- Manažéri a účtovníci môžu na prevenciu chýb porovnať subsidiárny zostatok so zostatkom hlavnej knihy.
- Ďalej pomáha pri oddelení povinností medzi zamestnancami. Samostatný pracovník by zaznamenal transakciu a ďalší by skontroloval potenciálne chyby. Zabezpečí efektívnosť a silnú vnútornú kontrolu.
- Tieto informácie možno použiť na vytvorenie správy o starnutí, ktorá ďalej bude zobrazovať meno dodávateľa s jednotlivými oznámeniami o lehote splatnosti. Zvýrazňuje tiež neuhradenú sumu za každú nezaplatenú faktúru. Zvýraznia sa tiež zmeny v hotovostnom toku.
- Ak sa navyše zvýši počet oneskorených faktúr, môže to zvýrazniť problémy s inkasami pohľadávok. Poukazuje na to, že platenie zákazníkom trvá dlhšie ako obvykle, čo si môže vyžadovať okamžitú pozornosť.
Záver
Existencia knihy záväzkov nie je povinná, ale vhodnejšia na vedenie účtovných kníh v čistote a organizácii. Takéto účtovné knihy pomáhajú pri sledovaní platieb splatných a splatných niekoľko rokov. Je to rozhodujúci nástroj aj počas procesu auditu a je možné ho úspešne prepojiť v prípade vyšetrovania jednotlivých záznamov.
Takéto úlohy môžu vykonávať autorizovaní účtovníci alebo jednotlivci s vysokoškolským vzdelaním v odbore obchodu, ktoré uľahčujú malým úradom a predajcom vedenie takýchto účtov.